Ved at alle opplysninger samles i ett system, kan både søkere og saksbehandlere gå lysere tider i møte.

Byggesakskontoret i Trondheim kommune har satt i gang et pilotprosjekt. Som første kommune i landet testes et helt nytt saksbehandlingssystem. Etter påske vil samtlige 25 saksbehandlere ved byggesakskontoret kunne ta i bruk det nye systemet. Innfris forventningene, vil byggesakene få en mer effektiv og raskere saksbehandling.

I første omgang testes eByggesak, som er et fagverktøy for en enklere og bedre byggesaksbehandling for Kommune-Norge. Systemet bygger på spesifikasjon fra KS, Direktoratet for byggkvalitet, Statistisk sentralbyrå og Kartverket og er tett integrert med både kommunale og nasjonale tjenester og registre.

Få lettere informasjon

- Det digitale saksbehandlingssystemet skal gi saksbehandleren bedre støtte i arbeidet og enklere tilgang på informasjon. Det nye verktøyet skal gjøre det lettere å behandle byggesøknadene, og en sjekkliste vil gi en mer likestilt saksbehandling, sier opplæringsleder for prosjektet Halvard Bachke. Til daglig arbeider han med tilsynssaker ved byggesakskontoret.

Konstituert bygningssjef i Trondheim kommune, Trine Lill Johansen, sier byggesakskontoret behandler om lag 2000 byggesøknader og skriver rundt 15 000 brev i året.

- Det sier seg selv at oppfølging av mangelfulle søknader tar mye tid, både for dem som skal behandle søknadene og de som skal søke, sier Johansen. Forventningene til den nye løsningen er stor.

Alt på ett sted

eByggesak er et sømløst saksbehandlingssystem som samler all relevant informasjon om saken på ett sted eller i ett dokument. Informasjon fra forskjellige kilder som kart og tilsynssaker blir tilgjengelig i én arbeidsflate. Avanserte kart med informasjon om f.eks. kvikkleirefare og antikvariske forhold vil også kunne vises i flaten.

Ifølge Johansen vil kunden etter hvert kunne oppleve at saksbehandlingstiden går ned.

Tidligst til høsten vil trinn to, eByggesøknad, kunne bli tatt i bruk. eByggesøknad er en ny søknadsportal som kan sende digitale søknader fra søker til kommunens nye løsning for byggesaksbehandling (eByggesak). På denne måten kan kommunen lettere gjenbruke data som søkeren legger inn i søknaden.

For noen typer byggesaker gjelder treukers behandlingsfrist. Johansen sier at med få unntak overholdes denne fristen. For mer kompliserte byggesaker er saksbehandlingstiden 12 uker. Også her overholdes fristene stort sett.

Med digitalisert behandling vil saksbehandleren lettere kunne følge med på fristene, og få beskjed om saksbehandlingstiden er i ferd med å utløpe. Det lyser grønt, gul og til slutt rødt. Det røde lyset håper bygningssjefen man slipper å se.

Vær tålmodig

Johansen påpeker at de neste ukene vil være viktige testuker for byggesakskontoret, og hun håper at kundene vil være tålmodige med dem i denne perioden.

I det nye systemet kan på sikt også 3D-modeller (BIM) legges inn. Det samme vil også kunne gjelde for digitaliserte reguleringsplaner. Saksbehandleren slipper å måtte hente opplysninger fra flere steder. Man kan også dele saken med andre saksbehandlere i «sanntid», noe som vil gjøre det enklere å jobbe i team.

- I dag brukes gullapper og en masse e-poster. Med fulldigitalisert saksbehandling blir det mye lettere, forteller Johansen.

Bachke opplyser at eByggesak vil hjelpe dem med å sjekke ut nødvendig informasjon slik at saksbehandlerne får bedre tid til å vurdere selve byggetiltaket. De slipper å bruke tid på å hente frem ulik informasjon og søke etter manglende opplysninger. I arbeidsflaten kan tidligere historikk om andre saker i samme gate eller vei kunne hentes frem.

Legger inn info selv

I den kommende søknadsportalen eByggesøknad kan kunden selv legge inn all relevant informasjon rett i systemet. Informasjon fra byggesøknaden vil kunne brukes på nytt i kommunens saksbehandlingsverktøy og videre ut i andre offentlige registre som f.eks. matrikkelen.

Bachke sier det digitale verktøyet vil styrke servicen til alle som skal søke og gjøre jobben til saksbehandlerne enklere og mer interessant. Han har deltatt i arbeidet med å utvikle den nasjonale kravspesifikasjonen for eByggesak som kommunene kan benytte for anskaffelse av fagverktøy for digital byggesaksbehandling. Gjennom en enklere og raskere saksbehandling, kan mer tid frigjøres til tettere oppfølging av selve byggverket ved at man f.eks. får mer tid til tilsyn.

Digitalt: I det nye digitale eByggesak kan alt samles i ett system, også reguleringsplaner. Foto: Espen Bakken, Adresseavisen