Hva sier det om deg om du har 7000 uleste e-poster?

Ekspertenes beste tips: Slik får du kontroll over e-postene.

PRIORITER E-POSTENE: Har du flere tusen uleste e-poster? Da er du flink til å gi blaffen. Det er lurt å prioritere å lese e-postene dine, mener Morten P. Røvik som er daglig leder i ProduktivNorge.   Foto: Martine Furulund

Saken oppdateres.

Vi har snakket med Morten P. Røvik og Astrid Valen-Utvik. Han er daglig leder i firmaet ProduktivNorge, mens hun er kommunikasjonsrådgiver på sosiale medier i sitt eget selskap, Valen-Utvik.

De gir sine beste tips for å holde kontroll over innboksen din og hvordan du best kan håndtere e-postene du får.

Hvor mange uleste e-poster har du? Svar i pollen lenger ned i saken!

Ekspertene

Morten P. Røvik

Utdanning: Sertifisert «Getting Things Done Master Trainer». Han er videreutdannet innen Næringsmiddelteknologi og innen Webdesign.

Jobber som: Daglig leder i produktivNorge AS

Astrid Valen-Utvik

Utdanning: Siviløkonom fra NHH i Bergen.

Jobber som: Kommunikasjonsrådgiver sosiale medier i eget selskap, Valen-Utvik AS.

1. Er det om å gjøre å ha null e-poster i innboksen?

SORTERE: Det er lurt å sortere e-postene dine inn i mapper. Da får du bedre kontroll, påpeker Morten P. Røvik, daglig leder i firmaet produktivNorge. Alle rådene til Røvik er basert på Getting Things Done-metodikken som har 30 års forskning bak seg.  Foto: Morten Prom

– Å ha tom e-postboks er overraskende deilig. Organiserer du e-postene tar det kun noen timer, og da har du et system som vil fungere i lang tid, sier Røvik.

Han mener du får mye bedre kontroll i hverdagen når du har tom innboks.

– Folk sliter med at de får for mye e-poster og at innboksen blir full. Lag mapper og sorter e-postene, sier han.

Astrid Valen-Utvik har en drøm om null e-poster på innboksen, men er usikker på om det egentlig trenger å være et mål i seg selv.

ULESTE E-POSTER: – Jeg kjenner en del som har over 7000 uleste e-poster og de takler det helt fint, sier Astrid Valen-Utvik. Hun er kommunikasjonsrådgiver på sosiale medier i eget selskap, Valen-Utvik AS.   Foto: May B. Langhelle

– Det handler om å dedikere tid til å sortere e-postene, og det er viktig å ha oversikt nok til at man har kontroll. E-posten blir et oppgavesystem for mange og det tror jeg ikke er helt optimalt, sier Valen-Utvik.

Hun mener at flere går bort fra mail som kommunikasjonskanal.

– Vi bruker mer tid på mer øyeblikkelige kommunikasjonskanaler som Slack og messenger. Jeg synes mange bruker e-posten sin veldig rart, sier Valen-Utvik.

2. Hva sier det om deg om du har 7000 uleste e-poster?

– Det betyr at du ikke har tid eller prioritert å lese e-postene dine, og det bør du gjøre. Fatter du ikke en beslutning med e-postene dine, blir det mental støy. Hvis du unngår e-postene, er du god til å gi blaffen, forteller Røvik.

Har du mange uleste e-poster og du lar være å lese dem, vet du heller ikke om du trenger å gjør noe med dem, mener han.

– Hodet vårt er et dårlig sted for å holde styr på forpliktelsene våre. Det er et godt sted for å være kreativ og problemløsende. Har du mer enn fire til fem ting å huske, vil du fort glemme det. Derfor er det viktig å skape et system for å håndtere forpliktelsene dine, mener Røvik.

NOTER FORPLIKTELSENE: Det er lurt å sortere e-postene og legge dem inn på kalenderen din. Hjernen er ikke flink til å huske forpliktelser, men en fin plass til å oppbevare ideene dine, mener Morten P. Røvik.  Foto: Rawpixel.com / Shutterstock

– 7000 uleste? Da har du ikke en like stor trang til å bli kvitt de røde varslene på telefonen som jeg har, sier Valen-Utvik.

– Jeg kjenner en del som har over 7000 uleste e-poster, og de takler det helt fint. Folk er forskjellige. Så lenge man kan leve med så mange uleste e-poster og man unngår stress, er det greit. Jeg hadde nok markert alle e-postene, arkivert det og begynt med null uleste e-poster, sier hun.

Mange e-poster kan fort bli en kilde til stress

3. Hva gjør jeg hvis jeg har flere tusen e-poster på innboksen?

– Lag en mappe som heter «Gamle e-poster» og rull nedover innboksen. Det er viktig å ikke gå for langt ned i listen, men velg et punkt som føles riktig. Marker e-postene og dra dem over til mappen «Gamle e-poster». Da har du kanskje igjen noen hundre e-poster som du kan sortere og organisere, og vips så har du null e-poster på innboksen.

Røvik mener at det ikke er nødvendig å svare på e-postene med gang. Tar det mindre enn to minutter er det lurt å svare.

– Bruker du lengre enn to minutter på det, rydder du e-posten til en mappe og gjør det senere. Målet er å se null e-poster i innboksen, og det får du ved å sortere e-postene til ulike mapper eller ved å slette dem.

KONTROLL: Det kan være lurt å sortere e-postene i egne mapper.   Foto: Rawpixel.com / Shutterstock

Valen-Utvik mener det er viktig å ha et bevisst forhold på hvordan innboksen din ser ut.

– Jeg hadde ikke taklet å ha flere tusen e-poster på innboksen, og ville sortert og arkivert mailene mine i undermapper slik at innboksen min er forholdsvis oversiktlig. Mange e-poster kan fort bli en kilde til stress og det vil jeg unngå. Innboksen din trenger ikke å være i null, men du bør ha litt oversikt, sier Utvik.

4. Hvordan unngår man at innboksen fyller seg opp?

– Da er det flere ting du bør gjøre. Start med å lage følgende mapper under innboks: «Arkiv», «Engang/Kanskje» og «Neste handlinger», sier Røvik.

Sørg for at du kun får de e-postene som er nødvendige. Får du mye reklame, kan du enten utmelde deg fra reklamene eller sette opp en e-postregel, anbefaler han.

Hvis du vil beholde mange av nyhetsbrevene og reklamen, lag en egen mappe for nettopp dette, kalt «Nyhetsbrev».

– Når du får inn e-post i innboksen din, må du beslutte hva du skal gjøre med den enkelte e-posten.

NULL E-POSTER: Tror du at du klarer å få null e-poster på innboksen din? Det skal være målet, mener Rørvik.   Foto: Who is Danny / Shutterstock

Det er lurt å stille seg selv noen enkle spørsmål for å finne ut hva e-posten betyr for deg, mener Røvik.

– Du må finne ut hva e-posten er og om du må gjøre noe med den nå. Svarer du nei på det siste spørsmålet, må du fortsette å spørre deg selv om du kan slette den eller om det er arkivverdig. Er e-posten noe du kan gjøre «Engang/kanskje», kan du sortere den i en egen mappe.

Spam-mail i innboksen

Får du mye spam-mail er det viktig å ikke åpne det. Gjør du det så får avsenderen beskjed at du har åpnet spam-mailen og du vil få flere mailer som inneholder spam.

Det er viktig å slette spam-mailene med en gang.

Får du mye spam-mailer på jobb, bør du ta en prat med IT, slik at de kan sette opp et spamfilter.

Kilde: Morten P. Røvik

Dra så e-posten til den gjeldende mappe, forteller Røvik.

– Er svaret ja, så still deg følgende spørsmål: «Kan jeg svare på denne e-posten på under to minutter?» Hvis svaret er ja, så svarer du på den med en gang. Tar det lengre tid enn to minutter, bør du vurdere om du kan delegere e-posten videre til andre.

Kan du ikke delegere e-posten videre, må du vurdere hva den «Neste handlingen» skal være, sier eksperten.

– Kan du ikke delegere e-posten videre, kan du gjør to ting. Du kan dra e-posten til kalenderen, som er i innboksen om det er noe som haster og må gjøres noe med nå. Har du fått en e-post som ikke haster å gjøre noe med, kan du dra den til mappen «Neste handlingen». Gjør dette til innboksen din er dom for e-poster.

5. Bør man ha en e-post med kun reklame og en privat e-post?

– Noen bruker den løsningen. Da oppretter de for eksempel en gmail-konto kun for nyhetsbrev. Det er en god måte å skille reklame og viktige e-poster på. Jeg bruker ikke denne løsningen. Jeg har heller en egen mappe for nyhetsbrev der all reklamen går. Da ser jeg ikke nyhetsbrevene i innboksen i det hele tatt, og det er en befriende følelse, sier Røvik.

Valen-Utvik mener det ikke er nødvendig å ha egen e-post for reklame og en privat e-post.

– Jeg har ikke det. Bruker du eksempel gmail sorterer den e-postene dine for deg, basert på kategori. Det er selvfølgelig noen som kan ha nytte av det å ha ulike e-postadresser, og så lenge man har oversikt og kontroll så er det det viktigste, sier hun.

På forsiden nå