Ifølge brann- og eksplosjonsvernloven «skal den ansvarlige for store arrangementer .... i god tid før arrangementet sende meding til lokal tilsynsmyndighet, dersom arrangementet skal avholdes i et byggverk eller på et område som normalt ikke benyttes til denne type arrangementer.»

Videre heter det: «Ved melding om arrangementer kan kommunen kreve de opplysninger som er nødvendige for å vurdere faren for brann, og fastsette de nødvendige brannsikringstiltak og begrensninger, herunder krav til ansvarshavende arrangør.» Med andre ord, Olavsfestdagene har et selvstendig ansvar for at nødvendige informasjon blir gitt i god tid før arrangementet, slik at Trøndelag brann- og redningstjeneste får på plass nødvendige brannsikringstiltak.

- Måtte hive oss rundt

Ifølge evalueringen av 14.11.16, påpeker brann- og redningstjenesten at endringer i arrangement i Borggården ble varslet, men ikke fulgt opp med ny risikovurdering og tilfredsstillende dokumentasjon.

- Kartet som viser arrangementet ble ferdig dagen før arrangementet startet. Det er ikke holdbart for oss. Vi måtte hive oss rundt, og legge alt annet til side for å få alt på plass. Det er selvfølgelig ekstra uheldig at slikt skjer under ferieavvikling og med færre folk på jobb, sier avdelingsingeniør Hilde Sivertesen i Trøndelag brann- og redningstjeneste.

- Manglet risikovurdering

I evalueringen pekes det også på at arrangementet må innmeldes slik det skal være, og at det ikke skjer vesentlige endringer. I dette tilfellet ble det satt opp en ekstra bar i nordvestre hjørne i Borggården, som ble meldt inn for sent.

- Her ønsket jeg en risikovurdering på grunn av Erkebispegården, som er en vernet bygning. Olavsfestdagene er normalt veldig flinke, men serveringsarealet i nordvestre hjørne kom i tillegg. Det krever ny risikovurdering og den manglet, sier Sivertsen.

Avvik på brannsikring

Ifølge Sivertsen ble det i tillegg avdekket et avvik på brannsikringen i Borggården.

- Her skal det legges slanger fra kummen som ligger mellom Nidarosdomen og Erkebispegården, og vannet skal stå fram til munnstykket eller grenrør. Slangene var lagt ut, men det var ikke vann fram til munnstykket. Dette ble oppdaget av en branninspektør og ordnet med på stedet, forteller Sivertsen.

- Skarp ordlyd

Joakim Weibull, arrangementssjef i Olavsfestdagene, sier at han konfererte brann- og redningstjenesten da de utvidet med en ekstra bar. Han mener derfor at ordlyden i evalueringen var i overkant krass.

- Jeg ble litt forundret over at de reagerte som de gjorde, ettersom vi hadde god dialog i forkant. Vi oppdaget ganske sent at vi manglet dokumentasjon, men fikk tegnet inn endringene i kartet og sendt det inn. Senere blir dette vurdert som kritisk sent, sier Weibull.

Da evalueringen kom ba han om et møte med brann- og redningstjenesten.

- I møtet påpekte vi at ordlyden var skarp, men vi hadde et hyggelig møte. Hensikten er å lære og skape større forståelse for hverandre, og jeg opplever at vi har hatt en fin tone i etterkant, sier arrangementssjefen i Olavsfestdagene.