På den annen side fredag 2.10.2009

Det administrative suget

Mer tid brukes til å oppfylle byråkratenes krav, mens det blir tilsvarende mindre tid til verdiskapende aktiviteter.

Saken oppdateres.

For en tid tilbake hadde jeg ansvaret for en større undersøkelse på norsk sokkel, der vi gjennomførte omfattende samtaler med en rekke operative ledere, både ute i havet og i landorganisasjonen. Blant de mange temaene som kom opp i disse samtalene, var det ett som gikk igjen, nemlig en utbredt bekymring for at de fikk stadig mindre anledning til å være "ledere". Eller mer konkret; de opplevde at de fikk for lite tid til å se og å være synlige, til å kommunisere med de ansatte, og til å følge opp det daglige arbeidet slik som de ønsket, og syntes at de burde.



Hvorfor? Jo, fordi de i økende grad opplevde en arbeidsdag fylt opp av administrative oppgaver. Flere og mer detaljerte regler og pålegg gjorde at stadig flere forhold skulle dokumenteres og rapporteres, og mer tid ble tilbrakt over skjemaer og foran dataskjermen. Med økende trykk og flere forventninger ovenfra, og en arbeidsdag som aldri strakk til, ble resultatet at de brukte den egentlige "lederfunksjonen" som salderingspost. Det som ikke hadde tidsfrist, og som ingen overordnede maste om, kunne alltids utsettes til i morgen.

I den aktuelle undersøkelsen fant vi for øvrig at ledernes tidsprioriteringer representerte en sikkerhetsmessig risiko, fordi de i for liten grad fikk mulighet til konsentrert oppmerksomhet omkring potensielt farefylte aktiviteter. Folkene som jobbet ute i produksjonsanlegget hadde også forstått tegningen: "Om vi har sett lederne i det siste? Nei, de stakkars folkene er jo naglet til PC’en hele dagen. Hvis de ikke sitter i møter, da."



Men det er ikke bare i oljeindustrien og andre private virksomheter at det er slik. Vi kjenner oss igjen, vi andre også; i skoleverket og barnehagene, på sykehusene og i den kommunale forvaltningen. Ikke en gang på universitetene slipper vi unna det administrative suget; med skjemaer, rapporteringskrav og flere regler å forholde seg til. Og resultatene er de samme overalt. Mer tid brukes til å oppfylle byråkratiske krav, mens det blir tilsvarende mindre tid til verdiskapende aktiviteter, enten det dreier seg om pasientbehandling, arbeid med elever, forskning, eller annen nyttig virksomhet.



Dersom vi skal prøve oss på en forklaring på fenomenet, finner vi raskt flere kilder til det økende administrative suget. En av de viktigste er noe vi kan kalle datateknologiens forbannelse, nemlig at det er blitt uendelig mye enklere å samle inn, bearbeide og fremstille informasjon. Bare noen tastetrykk, og vi får frem tabeller, grafer og diagrammer, som gir ledere og andre bedre oversikt og muligheter for kontroll.

En konsekvens av denne teknologiske utviklingen er at terskelen for å sette i gang nye tiltak som fordrer informasjon kontinuerlig senkes. Det er mye oversiktsinformasjon som det er "nice to have". Problemet er bare at noen må mate informasjonssystemene med grunndataene: Noen må samle inn, mase på medarbeidere, kontrollere, registrere, krysse av, og følge opp fristene. Og den delen av jobben er ikke nødvendigvis blitt enklere. Her er det fremdeles mye manuelt arbeid som må gjøres.



En annen kilde er veksten i de store organisasjonenes stabsfunksjoner, der et økende antall velutdannede medarbeidere tar nye initiativer og lanserer nye tiltak. Tiltakene, som isolert sett kan være godt begrunnet, har det til felles at de krever data fra de utøvende og produserende leddene, som derfor må bruke enda mer tid på å følge opp informasjonssuget. Det er jo så lettvint å sende ut et spørreskjema eller gi et pålegg om å rapportere en eller annen aktivitet, tilstand eller type hendelser.

Legg til at dette skjer samtidig som sekretærer og annet støttepersonale rasjonaliseres bort, slik at de som jobber med verdiskapende aktiviteter ikke bare må levere mer informasjon, de må gjøre kontorarbeidet selv også.



En tredje kilde til elendigheten finner vi i mer detaljerte offentlige reguleringer og krav. Flere forhold skal overvåkes og formaliseres, og et voksende antall tilsynsmyndigheter utarbeider retningslinjer og stiller krav til formell kvalitetssikring og dokumentasjon. Isolert sett kan det sikkert føres gode argumenter for alt sammen, problemet er at ingen har oversikt over den totale arbeidsmengden som påføres de utøvende virksomhetene.



I det omtalte prosjektet i oljeindustrien fremstilte vi situasjonen som en trakt. Øverst sitter sentrale ledere og stabsapparat og hiver oppi pålegg og rapporteringskrav, vel og merke uten at dette koordineres eller vurderes i sammenheng. Nederst i trakten, der trykket og hastigheten er størst, kjemper de operative lederne en kontinuerlig kamp for å unngå den administrative drukningsdøden.



perms@svt.ntnu.no

 
På forsiden nå