Trodde du det viktigste med kaffemaskina var kaffen?

Ni grunner til at du og jobben din fungerer dårligere fra hjemmekontor.

Småpraten ved kaffemaskina på kontoret er ikke bare hyggelig. Den er avgjørende for kreativiteten, tilliten mellom kolleger og for organisasjonskulturen.  Foto: Jan Erik Henriksson / NTB

Saken oppdateres.

«Ah, jeg savner ordentlig kaffe», «Nå var det på tide med litt sol!», «Så du headinga til Allison?», «Ble det seint i går?», «Jeg gleder meg sånn til å få gå på konsert igjen.»

De tilsynelatende meningsløse frasene vi lirer av oss rundt kaffemaskina og på vei til et felles møte, forsvinner når kontoret er koronastengt og alle jobber hjemmefra. Vi sparer kanskje tid på at skitpraten forsvinner, men den såkalte tidstyven er verdifull.

1. De formelle møtene har overtatt

På hjemmekontor går man ikke tilfeldig forbi en kollega, møtes i kaffe-køen eller spiser lunsj sammen. Man ringer som regel ikke en kollega for å «slå av en prat», men om det er noe man skal. For mange ble plutselig de formelle digitale møtene det sosiale treffpunktet i løpet av en arbeidsdag. I de møtene møtes vi ofte i roller, som posisjoner, ikke mennesker. Det er derfor i de småpratpregede uformelle møtene at du blir kjent med kollegene dine.

2. Debrifen ut av møterommet forsvinner

Når de formelle møtene også gjennomføres digitalt, fortsetter ikke småpratet når møtet egentlig er ferdig. Vi kan ikke gå sammen til kaffemaskina, le av en klønete formulering, fortsette diskusjonen i en mindre gruppe eller si «Glad ikke jeg skal ta den beslutningen!». I stedet sitter du alene foran skjermen og skal i gang med neste oppgave. Uten å debrife.

LES OGSÅ: Da de ansatte ble sendt hjem i mars, var det én ting nesten alle savnet

3. Tilliten svekkes

Det er gjennom småprat vi blir kjent, og det er gjennom småprat vi får tillit til hverandre. Når småpratet forsvinner, svekkes også tilliten. Kjenner du allerede kollegene dine og stoler på dem, går det bedre. Men er du nyansatt, eller ikke har sett kolleger på ett år, er det vanskeligere å føle seg trygg og stole på ansiktene på skjermen.

4. Digitale møter blir telegrampreget

Opplever du at færre tar ordet i digitale enn fysiske møter? Mindre tillit og mangel på debrife kan være grunner til det. Det er også typisk for digitale kanaler at de ikke passer så godt til å formidle såkalt rik informasjon som kroppsspråk og følelser. Humor, sarkasme og ironi, som ofte blir satt pris på i fysiske møter, er risikosport gjennom skjermen. Derfor blir rett og slett de digitale møtene mindre gøy og mindre hyggelige. De varer kortere og blir mer effektive, men vi mister noe på veien.

5. Færre er uenige

At færre tar ordet, man er mindre trygg og at man ikke får debrifet på vei ut av møterommet, kan bety at det blir vanskeligere å komme med kritikk. I et stort fysisk møterom var det kanskje nok å rynke litt på nesa for å automatisk få ordet, og lettere å stemme i et «enig». På Teams må du be om ordet og bryte opp flyten. Da må du virkelig ha noe gjennomtenkt å si. I tillegg er det vanskeligere å rette opp inntrykket med et kort innsmett hvis du formulerte deg litt klønete. Færre kritiske innspill betyr mindre læring. I verste fall kan det bety at viktig informasjon ikke når sjefen og at beslutninger derfor tas på tynt grunnlag.

6. Kulturen svekkes

En organisasjon er mer enn organisasjonskartet som viser hvem som bestemmer over hvem. Det handler om kulturen: Felles verdier og «sånn gjør vi det her». Dette skjer gjennom kommunikasjon og småprat. Det er sånn vi opprettholder kulturen, og det er sånn nyansatte blir en del av den. Mange organisasjoner styres i stor grad gjennom kulturen. Det er typisk for yrker som i er mer eller mindre selvgående, som konsulenter, selgere, leger, politifolk og journalister. Men med mindre småprat blir dette vanskeligere, og kulturen kan svekkes.

7. Silo-veggene blir høyere

Snakker du med andre ledere enn din egen fra hjemmekontoret? Ringer du kolleger som du ikke samarbeider med for å høre hva de driver med? Terskelen er høy. Hadde dere møttes ved kaffemaskinen derimot. Kanskje var det også der du hadde fått vite at prosjektet i det hele tatt eksisterte. Fra hjemmekontor må man enten ha et tydelig mandat eller en tilfeldig god anledning. Det blir mindre kontakt, småprat og tillit på tvers, som igjen kan føre til at silo-veggene blir høyere. Kanskje utvikles også sterkere subkulturer, på bekostning av den felles kulturen.

8. Ideene blir dårligere

Den tilfeldige og frie flyten av kommunikasjon på tvers er også det som gjør oss kreative. Det er en grunn til at vi samles i møterom med gule lapper når ideer skal klekkes. På kjøkkenbordet må flere ideer suges av eget bryst. Det er vanskeligere å kaste ball, bygge videre på hverandres ideer og inspirere med en tilfeldig slengbemerkning.

I tillegg får du færre inntrykk i en monoton hverdag. Ingen kommer til morgenmøtet med «på vei til jobben i dag…» og en ny oppdagelse, impuls eller et overraskende menneskemøte. «På vei til loftet i dag» blir ikke det samme.

9. Vi lærer mindre av hverandre

Småpratet har en automatisk synergieffekt. «Når jeg likevel har deg her…» begynner setningen, og slutter med «kan du også…?», «hva tror du om…?» eller «burde jeg…?». Terskelen for å ta kontakt digitalt er høyere enn terskelen for å snakke med noen du allerede har øyenkontakt med. Det er også lettere å melde seg på i en samtale mellom to kolleger når du overhører et fristende stikkord. Spesielt i kreative og selvstendige yrker er småpratet en viktig kilde til kunnskapsoverføring. På hjemmekontor får du får ikke lenger automatisk påfyll av kollegers evner, tanker og ferdigheter.

Trives du på hjemmekontor?

Alle punktene gjelder ikke alle, men noe av det kan du kanskje kjenne deg igjen i?

For ordens skyld må det også nevnes at det er fordeler med hjemmekontoret. Man slipper pendling, noen finner ro, andre får bretta klær i lunsjen, og bedrifter kan spare penger på å leie dyre lokaler i sentrum.

Men hvor mye som spares, og hvor mye isolasjonen koster på lang sikt, tar det nok ennå litt tid før vi får svaret på. Det er enklere å måle tall enn følelser, lettere å måle kvantitet enn kvalitet, og lett å sette fingeren på endringer som skjer plutselig. Finner vi balansen mellom friheten til å komme på kontoret og friheten til å la være, så kan det nye hverdagslivet etter pandemien bli skikkelig fint.

For kaffemaskina kaller. Men selve kaffen smaker kanskje best på hjemmekontor.


---

Kommentaren er skrevet etter en eksamen i faget Organisasjon og endring på NTNU.

Litteraturliste for spesielt interesserte:

  • Alveson, M. (2002). Organisasjonskultur og ledelse. Kap. 8, s.238-259. Oslo: Abstrakt forlag.
  • Burns, T., & Stalker, G. M. (1961). The Management of Innovation. London: Tavistock.
  • Byron, K. (2008). Carrying too Heavy a Load? The Communication and Miscommunication of Emotion by Email. The Academy of Management Review 33(2), ss. 309-327.
  • Daft, R. L., & Lengel, R. H. (1986, May). Organizational Information Requirements, Media Richness and Structural Design. Management Science 32(5), ss. 554-571.
  • Ekman, G. (2004). Fra prat til resultat. Oslo: Abstrakt forlag. (Aller mest relevant!)
  • Fukuyama, F. (1995). Trust: The social virtues and the creation of prosperity. New York: The Free Press.
  • Herzberg, F. (1966). Work and the nature of man. Cleveland : World Pub. Co.
  • Jarvenpaa, S. L., & Leidner, D. E. (1999). Communication and Trust in Global Virtual Teams. Orfanizational science, ss. Vol 10: 791-815.
  • Schein, H. E. (1985). Organizational Culture and Leadership. San Fransisco: Jossey Bass.
På forsiden nå