Bjarne Stroustrup som laget programmeringsspråket C++ sa: «Ethvert informasjonssystem kan betraktes som en modell av en relevant del av verden». Derfor er det viktig at modellen gjenspeiler den virkelige verden. Men verden er gjerne romslig og litt tilfeldig, og slikt lar seg ofte ikke programmere. Dermed blir det slik at verden tvinges inn i et firkantet formalsystem der den ikke trives; et system der terrenget skal stemme med kartet og ikke omvendt.

I stedet for å lage enkle løsninger på enkle problemer, kompliserer man så mye man kan for å tjene mest mulig penger på å utvikle (dvs. innvikle) «systemet». Etter en tid har «systemet» blitt et langt større problem enn det problemet som opprinnelig skulle løses.

Ved offentlige informasjonssystemer, slik som Altinn, Samordna opptak, Forskningsrådet, etc. kommer dette tydelig frem: Verden kompliseres først med innfløkte og kronglete regelverk fulgt av tusenvis av skjema, blanketter og formularer som bestyres av alskens verk, direktorater og tilsyn. Altinn byr neppe på noe stort datateknisk eller prosjektmessig problem, men er heller et spørsmål om byråkratiske formaliteter og juridiske spissfindigheter som har innviklet seg over flere tiår.

Offentlige byråkrater og datafirmaer har felles interesse av å gjøre alt så innviklet og komplisert som mulig for å sikre sin makt og sine midler. Det beste man kan gjøre i en slik situasjon er å gå radikalt til verks med å sanere minst to tredeler av byråkratiet. Det lille man da står igjen med lar seg nok enkelt «implementere» i et informasjonssystem som faktisk fungerer og kan brukes.

Med litt erfaring ser man fort symptomene. Nettsteder som er klønete å finne frem i bærer ofte preg av at bedriften har en overbefolket IT-avdeling som lider under kronisk mangel på meningsfylt beskjeftigelse.

Det har blitt oss fortalt at ingeniør Olav Selvaag forsto dette fenomenet godt da han allerede på 1960-tallet satte som krav at edb-avdelingen i Selvaagbygg aldri skulle ha mer enn én ansatt. Argumentasjonen var visstnok: «I slike avdelinger har de alltid mer enn nok å gjøre fordi de finner på arbeid til seg selv og hverandre. Hvis det bare er én ansatt, kan vi regne med at bare det viktigste blir gjort, og det som ikke er så viktig skal vi ikke gjøre likevel!». I mange bedrifter virker det nå som om IT-avdelingen har tatt over hele virksomheten gjennom utforming og kontroll av systemene.

Ofte gir du opp å finne frem i systemet, og finner deg en annen leverandør. Det er dessverre ikke alltid mulig, slik som ved reiseregninger ved NTNU der reisesystemet i 2009 blant annet inneholdt følgende labyrint:

«Kontering fungerer ikke når ansatt registrerer avvikende kontering (dvs. annet k. sted enn ansatt på) og/eller klimakvote/fly i reiseregningen. Kontering fungerer heller ikke for dem som registrerer på vegne av andre. Konteringsinfo vises videre ikke for dem som skal godkjenne reiseregninger. Midlertidig workaround 12.10. og oppfølging 13.10.: 12.10.: Registrer all informasjon i reiseregningene unntatt konteringsinfo, og klimakvote/fly. Deretter velge å ‘Lagre’ skjemaet. NB! Disse skjemaene MÅ IKKE videresendes før feilen er rettet. 13.10.: Forutsatt at feilen er rettet – må skjemaet hentes opp igjen for å legge inn riktig kontering og ev. registrere klimakvote for fly.»

Til slutt kommer kronen på verket, du må klistre alle originalbilag opp på A4-ark, riktig vei, før du sender det hele til en anonym saksbehandler som med vaktsomme øyne godtar eller forkaster.

Hvorfor har det blitt slik? Antakelig fordi IT-avdelingen har interesse av det. Der vanker det ressurser, posisjoner, makt og myndighet. Hvis noen skulle finne på å foreslå en forenkling kommer trumfkortet på bordet: Sikkerhet! Den medfølgende forklaring er så innviklet at ingen forstår noe som helst, men konklusjonen er alltid klinkende klar: IT-avdelingen er best skikket til å håndtere dette, men de trenger flere ressurser. I mangel av sikkerhetsargumenter skylder de på departementet.

Med ethvert system følger en systemadministrator som holder brukerne i stramme tøyler med regelverk og begrensninger. Ved NTNU har det for eksempel vært begrensninger på hvor mye e-post hver enkelt kan ha lagret og hvor store vedlegg som kan sendes.

Begrensningene er fortsatt noen latterlige megabyte. 1.april 2004 lanserte Google noe som ikke var en aprilspøk: Gratis e-postkonto med én gigabyte (GB) lagring. Lagringsplassen øker stadig, og er i dag nærmere åtte GB. Hvis vi antar at en systemadministrator koster omtrent en halv million kroner pr. år, vil den summen allerede være nok til å kjøpe en milliard GB magnetisk lagring pr. år og det vokser stadig.

Tilnærmet ubegrenset lagringskapasitet fører naturlig nok til det neste store problemet: hvordan finne nyttig informasjon blant alt det unyttige? Her hjelper det neppe med noe «system», men det kreves hardere virkemidler: Bli kvitt alt ubrukelig før det lagres, eller aller helst: Stopp overproduksjon av meningsløsheter!