Byggingen av flerbrukshus på Ytterøy har ikke gått etter boka. De som har hatt ansvaret for byggeprosjektet får seg en kraftig skrape fra kontrollutvalget og revisjonen. Her avdekkes brudd på lover og regler som gjelder for offentlige anskaffelser. Det påvises også dårlige rutiner rundt styringen av byggeprosjektet.
Nå skjerpes rutinene. Kontrollutvalget har allerede planlagt og varsler at de vil følge ekstra godt med og komme med en ny tilsvarende rapport når kommunen bygger ny brannstasjon.
Brudd på anskaffelsesloven
Rapporten fra revisor er nok ikke god å lese for de som sitter med ansvar i rådhuset i Levanger. Her påvises det en rekke feil og mangler.
Noe av det mest alvorlige er at deler av konkurransen om byggeoppdraget på Ytterøy ikke har vært reell. Reglene ble forandret underveis. Det fikk som følge at potensielle leverandører ikke har fått anledning til å levere tilbud og delta i konkurransen om prosjektledelse på reelle vilkår.
– Anskaffelsen er etter revisjonens syn ikke i henhold til anskaffelsesloven § 5 om grunnleggende krav til konkurranse og likebehandling, skriver revisor i rapporten som kontrollutvalget har sluttet seg til.
Byggingen av flerbrukshuset på Ytterøy har likhetstrekk på vesentlige punkter med saken i Sør-Varanger, deriblant er prosjektleder og valgt entreprenør de samme
Burde vært inhabil
Prosjektleder Kjell Kvam og hans relasjon til entreprenøren Byggmesteran AS i Verdal er tidligere mye omtalt. Blant annet i flere større artikler i Dagens Næringsliv.
Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) avgjort i 2019 at Kvam var inhabil da Byggmesteran fikk oppdraget med å bygge en skole i Sør-Varanger kommune i Finnmark. Dette var etter KOFAs mening et brudd på regelverket for offentlige anskaffelser.
Det var også Kjell Kvam som ble innleid som prosjektleder på Ytterøy. Og oppdraget om bygging gikk til det samme verdalsfirmaet.
Kontrollutvalget ser klare spor fra saken i Finnmark, og mener Levanger kommune har sviktet når de ikke har rutiner for å avdekke en mulig inhabilitet.
– Byggingen av flerbrukshuset på Ytterøy har likhetstrekk på vesentlige punkter med saken i Sør-Varanger, deriblant er prosjektleder og valgt entreprenør de samme. KOFAs avgjørelse om inhabilitet hos prosjektlederen i Sør-Varanger gjør seg etter revisjonens syn også gjeldende ved anskaffelsen av flerbrukshuset på Ytterøy, heter det i rapporten.
Daværende leder og hovedaksjonær i Byggmestran, Egil Grande, er nå ute av selskapet. Byggmestran AS har senere skiftet navn til Lag Entreprenør AS.
Fra skolerenovering til flerbrukshus
Da kommunen i 2015 valgte Kjell Kvam som prosjektleder for utbyggingen på Ytterøy, var det ut fra en kontraktspris på knapt 600.000 kroner. Det skjedde i en såkalt minikonkurranse der tre foretak som Levanger kommune hadde rammeavtale med ble invitert. Kvam leverte det laveste pristilbudet.
Brudd på anskaffelsesloven kom som følge av at prosjektet ble endret underveis. Opprinnelig var det en planlagt restaurering av skolen på Ytterøy. Man endte istedenfor opp med riving av skolen, og bygging av et nytt skolebygg, barnehage og samfunnshus, et såkalt flerbrukshus.
Følgen av dette var at prosjektleders oppdrag ble utvidet. Kontraktsprisen til Kvam mer enn tredoblet til rundt to millioner kroner. Det skjedde uten noen ny konkurranse der andre fikk delta.
Det burde kommunen ha gjort, mener kontrollutvalget som sier at dette er et brudd på bestemmelsene om grunnleggende krav til konkurranse og likebehandling.
Kommunen forsvarer valget av entreprenør
Prosjektleder Kjell Kvam hadde en sentral rolle da Byggmestran fikk oppdraget med å bygge flerbrukshuset på Ytterøy. I rapporten går det fram at konkurransegrunnlaget ble utarbeidet og publisert av Kvam som prosjektleder. Han sto også oppført som kontaktperson. Han var også den sentrale i tilretteleggelsen og gjennomgangen av tilbudene som kom inn.
Enhetsleder teknisk i Levanger kommune, Håvard Heistad, har opplyst i intervju med revisjonen at «det er en svakhet at man ikke gjorde noen habilitetsvurdering av prosjektleder ved byggingen av flerbrukshuset på Ytterøy, men føler seg likevel trygg på at prosjektleders eventuelle inhabilitet ikke har hatt betydning for valget av entreprenør og gjennomføringen av prosjektet».
Kontrollutvalget og revisjonen har lagt til grunn at kommunen i 2016, da kontraktene ble inngått, ikke kjente til den personlige relasjonen mellom Kjell Kvam og daværende leder og hovedaksjonær i Byggmestran.
– Fra kommunens ståsted kan det påpekes at man ikke hadde forutsetninger for å vite noe om dette. Dette fratar likevel ikke kommunen ansvaret for å undersøke om prosjektlederen var habil for å tilrettelegge for valget av entreprenør, heter det i rapporten.
Høy temperatur i samspillet
Flerbrukshuset på Ytterøy ble bygd etter en såkalt samspillsmodell. En brukergruppe, ledet av rektor ved Ytterøy skole, var med på planlegging og valg av ulike løsninger som ble til underveis i byggeprosessen.
Av rapporten går det fram at dette ikke fungerte veldig godt hele tiden. Det har vært uenighet mellom brukergruppa og kommunen. Å ha en god dialog mellom brukerne og kommunens har vært utfordrende. Brukergruppa har ønsket og ment de kunne påvirke utformingen av bygget også i saker hvor kommunen har vært uenig.
– Det har vært høy temperatur underveis og sterke motsetninger, sa Eirik Gran Seim da han presenterte rapporten for kontrollutvalget tirsdag ettermiddag.
– Brukergruppas rolle ble ikke formalisert skriftlig i dette prosjektet, og dette har etter revisjonens syn medvirket til misforståelser om brukergruppas ansvar og rettigheter under rådslagingen om den fysiske utformingen av bygget, står det å lese i rapporten.
– Misvisende overfor beslutningstaker
Revisjonen har også sett med kritisk blikk på kostnadsstyringen. Da saken første gang ble behandlet i kommunestyret i 2016 var det ut fra en budsjettramme på 80,75 millioner kroner. Senere samme år har dette økt til 95 millioner kroner. Nå har det vokst ytterligere.
– Økonomisk rapport viser at prosjektet til nå har en total kostnad på kroner 105.868.437. Prosjektansvarlig opplyser at sluttrapport enda ikke er utarbeidet. Denne blir tidligst ferdigstilt i februar 2022, heter det i rapporten.
I møtet tirsdag ettermiddag opplyste Håvard Heistad, enhetsleder teknisk, at det ennå ikke foreligger en sluttrapport for prosjektet på Ytterøy.
Revisor mener det første overslaget (på 80 millioner kroner) var svakt fundert. Heller ikke den neste saken til kommunestyret er vurdert god nok som beslutningsgrunnlag. Det går særlig på usikkerhetsmidlene, det som er avsatt for å dekke opp usikkerhet og prisvekst.
– Det kan da se ut som om man allerede før byggestart har brukt opp stort sett all avsetning til usikkerhet. Dette mener revisor er uheldig og mulig misvisende ovenfor beslutningstaker, heter det i rapporten.
Ble orientert om rapporten
Eirik Gran Seim, som har vært oppdragsansvarlig revisor, presenterte rapporten fra byggeprosjektet på Ytterøy for kontrollutvalget tirsdag ettermiddag. Tilstede var også ordfører Anita Ravlo Sand, kommunalsjef samfunn Trude Nøst og enhetsleder teknisk, Håvard Heistad.
Her kunne medlemmer og tilhørere også stille spørsmål rundt de funn som er gjort og de konklusjoner som er trukket.
Flere var da opptatt av andre kommunale byggeprosjekter som Kjell Kvam har vært involvert i som prosjektleder, og hvor oppdraget har gått til verdalsentreprenøren Dette gjelder blant annet barnehagen på Frol og omsorgssenteret og flerbrukshallen i Åsen.
Håvard Heistad viste til at eierforhold og ledelse i Byggmestran er endret siden byggingen i Kirkenes og Ytterøy. Egil Grande er ikke lenger leder og hovedaksjonær i selskapet. Dermed foreligger ikke i dag den omtalte relasjonen som førte til at Kvam ble vurdert som inhabil.
Det ble også lagt vekt på at kommunen må lære av de funn som er gjort i rapporten, og unngå at det skjer igjen.
– Mitt inntrykk etter å ha lest rapporten er at kommunen må bedre sikre og forankre sitt arbeid, og ha egne ressurser til god oppfølging av sine byggeprosjekter. Dette er det behov for å gjøre noe med, sa Kari Kjerkol, leder i kontrollutvalget.
Ordfører Anita Ravlo Sand sa at dette var en god gjennomgang, og noe som vil gi nyttig læring i oppfølgingen.
Dette er innstillingen til kommunestyret
I tirsdagens møte sluttet kontrollutvalget seg til revisors rapport. De forventer videre at kommunedirektøren sørger for at dokumenter blir oversendt revisor innen fastsatte frister.
Rapporten går videre til kommunestyret med følgende innstilling fra kontrollutvalget:
Kommunestyret ber kommunedirektøren om å:
Sørge for at arbeidet med behovsanalyser, målsettinger og kvalitetssikring fra tredjepart, gjøres i henhold til anbefalt praksis ved større byggeprosjekter
Sørge for at konkurransegrunnlaget ved anskaffelser beskriver prosjektet på en korrekt måte, også ved gjenåpning av konkurranse (minikonkurranse)
Utarbeide rutiner for å undersøke habiliteten til den som tilrettelegger for større anskaffelser på vegne av kommunen
Sikre en tydelig definering av roller og ansvar ved større investeringsprosjekter, samt at det er tilstrekkelig kapasitet i prosjektstrukturen
Skriftlig formalisere brukergruppenes rolle, ansvar og rettigheter i større byggeprosjekter