- Vi må løsrive oss fra det gamle for å utvikle noe nytt, sier NTNU-forsker Mari Skogland. Hun har bakgrunn som interiørarkitekt og har nettopp disputert i arbeidsplassarkitektur. Dette er den første norske doktorgraden på arbeidsplasser uten fast plass for medarbeiderne.
Skogland er opprinnelig finsk med svensk morsmål, snakker «svorsk» og er bosatt i Sveits. Etter sommeren regner hun med å begynne som rådgiver i arkitekt- og konsulentfirmaet Tegn_3.
Krever mye av mange
Hun mener vi må fri oss fra kontoret og den faste arbeidsplassen. Men det krever mye av sjefen og det krever stor grad av medbestemmelse og inkludering fra arbeidstakerne, slår Mari Skogland fast. De må finne nye vaner og nye måter å arbeide på. Det vil ikke lykkes om sjefen gir ordre om at det nå skal være slutt på faste arbeidsplasser og overlater til medarbeiderne å finne ut hvordan de skal få arbeidsdagen til å fungere.
Trives ikke best i åpne landskap
LES OGSÅ DEBATTINNLEGGET: Det kan ikke konkluderes med at åpne løsninger kun skaper problemer
Arbeidsplasser i tre bedrifter
Mari Skogland har i sitt doktorgradsarbeid studert arbeidsplassene i tre bedrifter: SR-Bank i Stavanger, Deloitte og Gjensidige i Oslo. Hun forteller at det er stor forskjell fra avdeling til avdeling. Selv om de har identiske kontormiljø, jobber de veldig forskjellig i ulike avdelinger i samme bedrift. I én avdeling går de ansatte til den samme faste arbeidsplassen hver dag, mens ansatte i en annen avdeling bytter arbeidsplass etter dagens oppgaver.
Aktivitetsbaserte arbeidsplasser, sier Mari Skogland. Med det mener hun at vi skal bytte arbeidsplass etter aktivitet. Det blir også kalt free seating og med det følger også ofte uttrykket clean desk. Upraktisk, tungvint, skremmende og skummelt mener svært mange av oss. Forskeren mener derimot at vi vil få en langt bedre arbeidsdag.
LES OGSÅ KOMMENTAREN: Forskerne vil lukke døren
Ulike soner til ulike aktiviteter
- Det betyr ikke at folk skal lete gjennom fem etasjer for å finne seg en plass for dagen, sier hun.
- Alle må ha sin faste base med ulike soner for stille konsentrasjonsarbeid og andre soner der det er lov å snakke. Viss du er en person som liker å ha det stille rundt deg, bør du sette deg der det er stille, men er du et menneske som liker å snakke med kolleger i løpet av arbeidsdagen og ha aktivitet rundt deg, bør du velge en sone der det er lov.
Skogland mener dette handler om personlighet, men også at mange av oss har ulike arbeidsoppgaver. Noen ganger har vi behov for stillhet og konsentrasjon. Andre ganger trenger vi å være aktive sammen med kolleger.
- Hva passer meg nå?
- Folk blir mer bevisst til aktivt å tenke hva som passer meg nå. De blir bedre til å strukturere arbeidsdagen sin og trekke seg tilbake til et sted der kanskje ingen finner dem før leveringsfrist. Når det passer dem å være sosiale, kan de flytte seg.
Likevel viser forskningsarbeidet hennes at folk ofte velger plass i samme område hver dag.
- Skal bedriften lykkes med aktivitetsbaserte arbeidsplasser, forutsetter det at vi slipper tanken om at denne plassen er min. Slik kan vi utvikle nye måter å jobbe på. Ved å jobbe med ulike personer, utvikler vi nye relasjoner som kan skape innovasjon og utvikling.
Derimot mener hun at tradisjonelle åpne landskap med faste plasser ofte fungerer dårlig.
- Der er det ofte for stille fordi det ikke er lov til å snakke. Da fungerer arbeidsplassen bare for dem som vil ha det rolig.
Om kontordebatten på NTNU
NTNU har gående en debatt akkurat nå om kontor eller åpne landskap i forbindelse med utbyggingen av det nye universitetsområdet. Svært mange akademikere mener de trenger egne kontor for å kunne konsentrere seg, ha plass til bøkene sine og kunne ta imot studenter for veiledning. Skogland sammenligner med SR-Bank i Stavanger der bankrådgivere sitter i åpent landskap.
NTNU-rektor vil ha kontorer for lærerne
Jeg blir nesten skremt av NTNU-ansattes meninger
- De var skeptiske til å miste kontoret sitt. Kundene pleide å komme og banke på døra. Det kan de ikke gjøre i åpent landskap. I stedet måtte rådgiverne be kundene om å sende en e-post eller melding for å avtale et møte der kundene også ble bedt om å skrive hva de ville snakke om. Slik kan bankrådgiverne forberede seg og finne et passende møterom. De slipper også å bli forstyrret av banking på døra når det ikke passer, sier forskeren i arbeidsplassarkitektur og fortsetter:
- Det kan ikke være verre for en student å planlegge møtet med sin veileder. Slik kan også akademikeren få tid til både å forberede seg og ta med seg de bøkene som trengs for samtalen. Det kan forbedre kvaliteten i veiledningen.
Og så var det alle tingene
De fleste av oss med erfaring fra arbeidslivet vet at det hoper seg opp med nødvendige ting på pulten og i eventuelle hyller rundt. Det kan være kontorutstyr som saks eller stiftemaskin, post-it-lapper med notater og diverse bøker og skriveutstyr.
- Mange klarer å kutte ut unødvendige ting. Hvor ofte bruker du saksa eller stiftemaskinen? Kanskje du kan gå ti meter for å hente det eller de bøkene du trenger. Da får du også en liten pause. Aktivitetsbasert arbeidsplass fungerer utrolig bra dersom du gjør det riktig for å få det til. Men det tar tid, sier forskeren som også har strevet med å endre egne vaner under doktorgradsarbeidet.
- Jeg har blitt mer bevisst på hva jeg trenger. Det kan være fristende å prate med kolleger enn å gjøre jobben. Det kan være hyggelig å ta den fredagspraten eller kaffepraten klokka 10 og 14 hver dag, men kanskje det er viktigere å få gjort noe annet.