For kontraktsperioden 2017 og 2018, betaler for eksempel Royal Garden 330 000 kroner året i to år til Olavsfestdagene i sponsormidler. Det må de får å få levere hotelltjenester til festivalen.
For i kravspesifikasjonene i anbudskonkurransen for festivalhotell, og i forenklede anbud for fem andre tjenester, forutsetter Olavsfestdagene at leverandørene også går inn i festivalen som partner og sponsor.
- Vi ønsker å knytte leverandører tett til oss også som samarbeidspartnere. Det er et interessefellesskap for at vi skal lykkes som festival, sier markeds- og sponsorsjef Roar Raaen Aksnes i Olavsfestdagene om koblingen mellom leverandørtjenester og sponsorkrav.
Om det er en lovlig kobling, er ikke en av landets ledende eksperter på offentlige anskaffelser, sikker på.
Les også lederen: Vanskelig å forstå at Aurora ikke var velkommen i Nidarosdomen
Skal handle om anskaffelsen
- Det er en veldig uvanlig og uheldig kobling. Skal det være reell konkurranse, som anskaffelsesloven krever, skal konkurransen handle om det man skal anskaffe. Kobler man inn andre elementer, som det å bli sponsor, vrir man konkurransen mot dem som faktisk ønsker å påta seg en slik rolle i tillegg til den tjenesten anbudet omhandler, sier Marianne H. Dragsten, advokat og partner i Berngaard/Sandbek og nemdsmedlemi klageorganet for offentlige anskaffelser (Kofa).
Stiftelsen Olavsfesdagene omfattes av lov om offentlig anskaffelser fordi festivalen finansieres i hvedsak av det offentlige og fordi styremeldemmer i Olavsfestdagene oppnevnes av offentlige organ.
Selv mener festivalen at grunnlaget for kritikken fra Dragsten, er svak.
- Vi registrerer at heller ikke advokaten, som har jobbet med slike saker i årevis, kan si at dette er brudd på lovverket, sier Roar Raaen Aksnes.
- Vi i Olavsfestdagene er svært opptatt av å følge lovverket. Nettopp derfor har vi hyret eksperthjelp fra erfarne konsulenter for å sikre at det vi gjør er riktig. Vi har fulgt intensjonen i loven og sørget for en rettferdig og transparent konkurranse i forbindelse med anbudene, sier han.
Les også: - Det er trygt å delta på festivaler og arrangementer i Trøndelag i sommer
Signert i høst
Festivalen som arrangeres i Trondheim 28. juli til 5. august, signerte leverandøravtaler etter anbud i fjor høst.
Ifølge Aksnes har festivalen krav på seg til å utlyse anbud på seks av tjenestene de kjøper: Ordinært anbud utlyses for hotelltjenester, mens forenklede anbud lyses ut for lyd/lys/scene, vakttjenester, reklame/markedsføring, skjermproduksjon og telt/bord/stoler.
I alle anbudene stilles det ifølge Aksnes en forutsetning om at leverandøren som velges, også blir sponsor. Sponsorbeløpene varierer med kontraktsbeløpene. For lyd/lys/scene og vakttjenester ligger sponsorkravet rundt 60-70 000 kroner for ett år. Festivalhotellet må altså oppi sekssifret beløp.
Også mindre leverandører som ikke er omfattet av ordinært eller forenklet anbud, er blant sponsorene på Olavsfestdagenes partnerliste.
Adresseavisen har snakket med en mindre leverandør som betaler 30-40 000 kroner for å bli partner og som samtidig regner med å tjene rundt 200 000 på årets Olavsfestdagene. Men for disse er det ikke en forutsetning for leverandøravtalen at de også går inn med pengebeløp i festivalen, ifølge sponsorsjefen.
Les også: Hevder Olavsfestdagene truet med «mediekjør» om de ikke fikk arrangere Aurora-konsert i Domen
Royal Garden: - Vinn-vinn
Den desidert største avtalen som har vært utlyst, er festivalhotell. I anbudsutlysningen er verdien av toårsavtalen for hotelltjenester anslått et sted mellom 1,6 og 3,2 millioner kroner. Hvor mye Royal Garden Hotel regner med å tjene på årets festival, vil ikke hotelldirektør Rune Nordstokke si noe om. Han bekrefter imidlertid at hotellet betaler Olavsfestdagene sponsorstøtte på 330 000 kroner årlig for å få levere hotelltjenester.
- Vi har levert vårt anbud i full forståelse av at vi også da går inn som samarbeidspartner, så det har vi ingen problemer med. For oss handler det om et samarbeid med en god partner som vi har valgt å jobbe med på grunn av hva dette tilfører byen og hotellet, sier Nordstokke.
- Vi opplever dette som en vinn-vinn-situasjon for alle parter, sier han.
- Kjenner du til andre aktører som opererer med forutsetning om sponsing på denne måten?
- Ikke som jeg kan komme på, sier Nordstokke.
Les også: Olavsfestdagene får refs for ikke å følge brannrutiner
- Litt uvanlig
Lignende ordning har heller ikke hotelldirektør ved Scandic Nidelven, Kjetil Vassdal, hørt om. Royal Garden hadde avtalen med Olavsfestdagene også i 2016. Før da, var det Scandic Nidelven (tidligere Rica Nidelven) som hadde anbudet.
- Det er mange måter å utforme et anbud på. Dette en litt uvanlig måte. Det vanlige er å skille de to rollene, sier Vassdal om Olavsfestdagenes krav om at anbudsleverandører også går inn som sponsorer.
Scandic Nidelven leverte også tilbud i håp om å bli festivalhotell i år, men tapte anbudet til Royal Garden. Vassdal sier han håper å vinne neste kontrakt for 2019 når den lyses ut.
- Vi hadde et fantastisk godt samarbeid med Olavsfestdagene. Dette med sponsormidlene må man bare ta høyde for når man leverer tilbud og regne det inn. Alt står tydelig og godt forklart i anbudsutlysningen, sier han.
Les også: Olavsfestdagene gjør byen bedre
Brøt loven i 2008
Ifølge Roar Raaen Aksnes, ble konsulenthjelp hentet inn til anbudsarbeidet etter at festivalen i 2008 ble kritisert for å ha brutt nettopp loven om offentlige anskaffelser. Det var kommunerevisjonen som kom til den konklusjonen etter å ha gjennomgått festivalens praksis etter dundrende underskudd i 2008. Den gangen handlet lovbruddet ifølge kommunerevisjonen om at det ikke var utlyst anbud på tjenester som burde vært utlyst.
Konsulenthjelpen Olavsfestdagene har hatt, gjør at markeds- og sponsorsjefen føler seg sikker på at de ikke i dag bryter reglene.
- Det som er viktig her, er at det blir gjort klart for alle i anbudsutlysningen at sponsoravtale er en forutsetning. Da kan de eventuelt legge det inn i anbudet sitt. I tillegg holder vi dette adskilt gjennom to ulike avtaler; en leverandøravtale og en sponsoravtale, sier Aksnes.
At det er to ulike dokumenter hjelper lite når det ene dokumentet (rammeavtalen) forutsetter signering av det andre (samarbeids-/sponsoravtalen), mener advokat Marianne H. Dragsten.
- Da har de jo tydelig koblet de to avtale sammen. Dette er merkelig, rett og slett. Veldig spesielt, sier Dragsten.