- Jeg har vært på møter som gjorde meg så utslitt at jeg måtte legge meg nedpå etterpå. Dårlige møter ødelegger de ansattes motivasjon, senker produktiviteten og dreper kreativiteten.
Det sier professor i kreativitet, Erik Lerdahl. Han har en doktorgrad i kreativ samhandling fra NTNU, og jobber nå som professor ved Norges kreative høyskole. Denne uken lanserte han en bok som tar et oppgjør med norsk møtekultur.
- Kaster bort milliarder
Under arbeidet med boka har han arbeidet med en rekke store bedrifter i Norge. I tillegg har han benyttet seg både av norske og amerikanske undersøkelser for å kartlegge effekten møtekulturen har på arbeidshverdagen.
- Det viser seg at nær halvparten av møtetiden oppfattes som bortkastet. Når man inkluderer reisetid og opphold, kan en arbeidstaker bruke opp mot 50 prosent av tiden sin i møter, mens toppledere kan bruker så mye som 70-80 prosent av tiden. Det kastes sannsynligvis bort et tosifret antall milliarder kroner hvert år i Norge på dårlige møter, sier Lerdahl.
Får konsekvenser
Vanlige problemer er ifølge professoren at møtene blir for dårlig forberedt, at man ikke har noe klart mål om hva man skal oppnå i møtene, og at det man blir enige om ikke følges godt nok opp etterpå.
- Et møte handler om samhandling. Men det er usagte spilleregler som hindrer god samhandling. Det kan være bruk av mobiltelefon, at det er greit å komme fem minutter for sent, at man kan komme uforberedt, at man kan spore av saken og være uengasjert, at det er greit med uklare beslutninger og at samtale og diskusjon er eneste metode i bruk, sier Lerdahl. Han mener det også er feil å gå fra ett møte,direkte inn til et annet.
- Da går man med hodet fylt inn i neste møte og ødelegger refleksjonen. Lar man en slik møtekultur utvikle seg, kan det virke demotiverende for de ansatte. De kaster bort tid under møtet, presterer dårligere etter møtet og kan mistrives i jobben. Resultatet kan være at man ender opp med å baksnakke hverandre etter møtet, i stedet for å ta opp problemet under møtet, sier han.
Feil folk på møtet
Professoren har også fulgt med på møtedebatten i Adresseavisen. Det norske-gründer Erik Haugane uttalte blant annet til avisen at noe av det som demper produktiviteten i næringslivet, er at «alle» ansatte skal være med på «alle» møtene.
- Dårlig møtekultur er et globalt problem. I mange andre land er et strengt hierarki i møtesalen ofte problemet, mens i Norge kan det være at for mange er med på møtene. Alle skal bli hørt og invitert. Noen ganger bør du komme innom møtet i noen minutter for å få med deg det som angår deg, i stedet for å sitte der hele møtet, sier Lerdahl.
Ønsker eget møtestudie
I boken har Lerdahl utviklet en rekke metoder for å skape en god møtekultur (se faktaboksen). Han kjenner ikke til noen utdanningsinstitusjoner som tar for seg møtekultur i dag og mener dette må til for å snu skipet.
- Dette er et stort samfunnsproblem. Vi må få egne kurs i høyere utdanning som går konkret på møtekultur. For å skape endring, må bedriftene også ha kursing. Da kan vi utløse et stort potensial, mener han.
- Kjenner meg litt igjen
Denne uken holdt regionbanksjef for DNB i Midt-Norge, Torgeir Skirstad, heldagsmøte for ledergruppen i DNB privatmarked i Trøndelag. Han tror det er mye å hente på mer effektive møter.
- Vi har en møtekultur som er ganske heftig. Jeg ser blant annet hvor viktig det er at riktige personer er på møtene. Vel så viktig som at ikke for mange deltar, er det at personene som bør være der, faktisk er der. Jeg tror finansbransjen har mye å hente på å se på effektiviteten i møtekulturen sin, sier han.
Flere møter på ledernivå
I Skirstads bransje er det snakk om to typer møter. Møtene de ansatte har med kunder er noe av bankens kjernevirksomhet. Når Skirstad uttaler seg om møtekultur, snakker han derfor ikke om disse, men om de interne møtene.
– De ansatte i kundedivisjonen har stort sett bare kundemøter, foruten ett internt salgsmøte i uken. Det er i ledelsen og mellomledelsen at møtekulturen eskalerer. Jeg bruker veldig mye tid i møter. Både med interne ledere, ansatte, kunder, sponsorsamarbeidspartnere og leverandører. Da blir møteboken fort full, sier han.
Skirstad har lagt sin arbeidsuke inn i Adresseavisens møtekalkulator. Ut fra denne går det frem at 26 uker, fire dager og sju timer av hans arbeidstid går med på møter i løpet av ett år.
Prøv møtekalkulatoren her.
- Beslutningsvegring
Banksjefen mener det er flere ting som kan føre til at møter sklir ut, og blir ineffektive.
- I de interne møtene synes jeg strukturen i møteforberedelsene, konklusjonene og hvordan vi kommer til en beslutning ofte er for ineffektive, sier han.
- Hvorfor sklir det ut?
- Noe av det kan være beslutningsvegring. Sliter man med å ta en beslutning, kan man si at vi tar et møte på det. Så trommer man sammen folk. Blir dette regelen fremfor unntaket, sklir det ut.
Beslutningslogg
Skirstad har imidlertid tatt tak flere av tingene han mener kan forbedres.
- Nå bruker vi en beslutningslogg som viser hva vi har besluttet på hvert møte. Denne følger vi opp. Nytt teknisk utstyr gjør at vi unngår mye reisevirksomhet. Og så har folk blitt bedre til å si ifra om at de ikke trenger å være på et møte, selv om jeg fortsatt opplever at folk som ikke hadde trengt å delta på møtet er der, sier han
