I Trondheim kommune er sykefraværet mye høyere enn i de fleste private virksomheter.
Særlig høyt er det i helse og omsorg og i barnehagene. Det som er besynderlig er ikke bare omfanget, men også variasjonene. Mens noen sykehjem og barnehager har relativt lave fraværstall, er situasjonen helt annerledes i andre enheter. Enheter med høyt og lavt fravær fremstår heller ikke som systematisk forskjellige når det gjelder fysiske arbeidsforhold eller bemanning. Forenklet kan vi skille mellom tre kategorier fravær: hvitt, svart og grått. Hvitt fravær innebærer sykdom som gjør det umulig å gå på jobb, selv om en ville. Svart fravær er skoft, enten en skriver falsk egenmelding eller får en ubegrunnet sykmelding.
Det svarte fraværet gir knapt utslag på statistikken. Hvitt fravær er det lite å gjøre med, selv om det noen ganger kan hjelpe med fysisk tilrettelegging og andre praktiske tiltak. Det hvite fraværet kan uansett verken forklare fraværsvolumet eller forskjellene mellom enheter. Det kan heller ikke forklare at det er mer sykdom i kommunal enn i privat sektor. Prestasjonspresset i kommunen er ikke verre enn i markedseksponerte virksomheter. De store ulikhetene mellom relativt like typer virksomheter, og mellom kommunal og privat sektor, må derfor ha med det grå fraværet å gjøre. Grått fravær innebærer at nærværs- og fraværsfaktorer veies mot hverandre og at arbeidstakerens egen vurdering blir avgjørende: Skal vi tolerere en arbeidsdag med litt smerter? Skal vi holde oss hjemme hvis livet er vanskelig? Skal vi be om sykmelding dersom konflikter gjør arbeidsplassen utrivelig? Hva om vi våkner om morgenen med lett hodepine eller forkjølelse? Når er vi friske nok til å starte opp igjen etter en sykmeldingsperiode? Og hvor viktig opplever vi at det er å møte på jobb?
Det grå fraværet kom i fokus da vi for noen år siden gjorde en studie av nærværs- og fraværsfaktorer blant ansatte i kjøkken og renhold på oljeinstallasjoner. Denne yrkesgruppen var interessant av to grunner: For det første hadde de langt høyere fravær enn andre offshoreansatte, og det var ingen åpenbare ytre eller fysiske forhold som kunne forklare dette. For det andre varierte fraværet sterkt. Mens det var lavt sykefravær på noen plattformer, var tallene svært høye på andre. Statistikken viste ingen sammenheng mellom fravær og forhold som alder, ansiennitet eller utdanning. Det var heller ikke noe ved det fysiske arbeidsmiljøet, arbeidsoppgavene eller arbeidsmengden som skulle tilsi store forskjeller. Datainnsamlingen og analysen avdekket imidlertid forhold som kunne kaste lys over situasjonen. Det som ga utslag var i første rekke et sett av uformelleorganisatoriskedimensjoner, som særlig hadde betydning for nærværsbetingelsene og fraværstersklene, og som var knyttet til forhold som kollektive toleransegrenser, motivasjon, selvoppfatning og relasjonene mellom de ansatte og ledelsen.
Et viktig funn var påvisningen av ulike fraværs- og nærværsnormer på ulike installasjoner, og at disse hadde vesentlig betydning for hvordan de ansatte definerte terskelen for å være borte fra jobben. Et sted kunne normen være at man skulle holde seg hjemme, dersom man var i tvil om man var frisk nok til å reise ut. Dette for å unngå å bli en belastning for kolleger dersom de måtte overta arbeidsoppgaver, og for ikke å gjøre det vanskeligere for andre å melde seg syk. På andre plattformer var normen at en dro på jobb, selv om en ikke var 100 prosent i form, fordi det var viktig for arbeidsmiljøet og fellesskapet, og fordi det var akseptert at andre kunne avlaste hvis en hadde behov for å ta det litt med ro. Disse forskjellene hadde ingen sammenheng med hvorvidt folk trivdes på jobben eller ikke.
Et annet forhold hadde å gjøre med identitetskonstruksjon, eller selvoppfatning. Der de ansatte opplevde at de ble anerkjent som viktige bidragsytere til verdiskapingen, for bedriften og i det norske samfunnet, var terskelen for fravær høyere enn der de opplevde å bli oversett eller betraktet som substituerbare utgiftsposter, nederst på rangstigen. En positiv yrkesmessig identitetskonstruksjon var en viktig nærværsfaktor. Et tredje forhold dreide seg om relasjonene mellom de ansatte og ledelsen, særlig i forhold til forebygging og tilrettelegging. Der de ansatte opplevde at lederne brydde seg om de ansatte, tok hensyn til innspill, og jobbet aktivt for å få til gode arbeidsbetingelser, skulle det mye til for at de ikke møtte på jobb. En fjerde faktor hadde å gjøre med lokal kultur og historie. Holdninger til nærvær og fravær, og hva som var rimelige begrunnelser for å holde seg hjemme, fremsto som en form for kollektiv erfaring, og som noe som læres gjennom deltakelse i det lokale fellesskapet.
Oppsummerende forklarte de kollektive nærværsfaktorene mye mer av fraværet enn de forholdene en ofte fokuserer på, slik som ergonomi, arbeidsbelastninger og stress. To hypoteser følger av dette: Den første er at høyt eller økende fravær skyldes svake nærværsfaktorer og lave fraværsterskler, og at dette primært har å gjøre med sosiale og kulturelle forhold på den enkelte arbeidsplass. Den andre hypotesen er at sentrale og standardiserte tiltak sannsynligvis vil ha liten effekt utfordringer, og at utfordringene må håndteres på lokalt nivå.
Ute på plattformene viste det seg også at en gjennom tilbakeføring av resultater fra undersøkelsene, åpne diskusjoner, og bearbeiding gjennom lokale refleksjonsprosesser, kunne gjøre mye for å få fraværet ned.