Kronikk:

NTNU-institutt: Slik gjorde koronaviruset oss digitale

Dette er historien om hvordan et lite NTNU-institutt bokstavelig talt over natten ble brukere av nymotens digitale kommunikasjonsløsninger.

Å komme til NTNU var et stort sjokk. Det var som å ta en tidsreise ti år tilbake i tid. Kommunikasjonen foregikk nesten utelukkende på e-post, skriver instituttlederen som tidligere jobbet i IT-bransjen. Nå ser han hvilke digitale fremskritt universitetet gjør på svært kort tid.  Foto: skjermdump fra møtet på instituttet

Saken oppdateres.

Korona-krisen skyller over landet og NTNU og resten av landets utdanningsinstitusjoner og skoler har sendt sine ansatte, studenter og elever hjem i den nasjonale dugnaden for å begrense spredningen av COVID-19. Krisen skaper mange utfordringer for oss som jobber innen utdanningssektoren, men er samtidig en stor mulighet til å endre måten vi arbeider på for all fremtid. Dette er historien om hvordan et lite NTNU-institutt – bokstavelig talt over natten – ble brukere av nymotens digitale kommunikasjonsløsninger, arrangerte virtuelle fellesmøter, og gjennomførte midtveisevaluering for to av våre PhD-studenter med videokonferanse.

LES OGSÅ: Lege om korona-utbrudd: Folks tillit er vår kollektive vaksine

En gang i tiden, før jeg tok jobben som instituttleder ved Institutt for design, jobbet jeg i IT-bransjen. Jeg hadde roller som krevde mye kommunikasjon med mange ulike aktører. Det var ikke noe stort problem, for denne bransjen hadde høy tetthet av teknologioptimister og «early adopters». Vi langt fremme når det gjaldt å bruke moderne samhandlingsverktøy. Det var en drøm. Jeg fikk knapt e-poster inn i innboksen fordi det meste av kommunikasjonen foregikk på andre plattformer og verktøy. Disse verktøyene gjorde at all kommunikasjon og dokumentasjon i prosjektene jeg jobbet med var samlet på ett sted. Verktøyene hadde utrolige muligheter for automatisering og integrasjon med andre systemer. De ga meg også varslinger når andre hadde lagt igjen viktige beskjeder, oppdatert dokumenter eller utført oppgaver. Det gjorde meg raskt og effektivt som arbeidstaker og jeg kunne rette fokuset mot å løse oppgavene mine, ikke lese, besvare, sortere og arkivere e-poster.

Å komme til NTNU var et stort sjokk. Det var som å ta en tidsreise ti år tilbake i tid. Kommunikasjonen foregikk nesten utelukkende på e-post, skriver instituttlederen som tidligere jobbet i IT-bransjen. Nå ser han hvilke digitale fremskritt universitetet gjør på svært kort tid. 

LES OGSÅ: Synne fra Skatval bor i Nord-Italia: Sønnen min har ikke vært i barnehagen på én måned

Å komme til NTNU var et stort sjokk. Det var som å ta en tidsreise ti år tilbake i tid. Kommunikasjonen foregikk nesten utelukkende på e-post. Det var en flom av e-poster, lange og korte, viktige og uviktige, som skulle leses, skrives, besvares, videresendes, merkes, arkiveres og slettes. Det var e-poster med vedlegg, manglende vedlegg, feil vedlegg, for store vedlegg og utdaterte vedlegg. Jobben min ble å besvare e-poster og håndtere dominoeffekter av stadig nye og endrede møteinnkallinger og dobbeltbookinger.

Var jeg bortreist en dag eller to, så flommet innboksen min over av stadig nye e-poster. Det var som å bli spylt med en brannslange hver dag. Og jeg klarte bare å svelge unna noen munnfuller. Jeg skal ærlig innrømme, det å plutselig få godt over hundre e-poster hver dag var virkelig krevende. De strømmet på og det ble umulig for meg å behandle alle sammen. Så fort de havnet «under streken» (den delen av innboksen som er synlig på skjermen) ble de usynlige for meg. E-postverktøyet jeg brukte var stort, komplisert og tungvindt. Bare det å få filtrert bort alt annet enn uleste e-poster krevde mange museklikk og mye skrolling. E-poster rundt samme sak eller tema lå spredt rundt i min overfylte innboks og dokumenter var spredt på mange steder.

Noe av det første jeg gjorde på NTNU etter at jeg hadde ristet av meg det første e-postsjokket, var å innføre disse nymotens kommunikasjonsverktøyene på fakultetet og instituttet. Det vil si forsøkte å innføre. Jeg snakket varmt og overbevisende om disse verktøyene, holdt opplæringsmøter og viste kolleger hvor smart det var å sende lenker til delte dokumenter og skylagring fremfor å sende dokumentene som e-postvedlegg. Mine forsøk ble besvart med avmålt entusiasme, og til slutt var jeg helt alene i disse virtuelle rommene.

Les om våre nye debattsider: Kjære leser og debattant i Adresseavisen: Du har mye å glede deg til!

Plutselig slo koronakrisen over oss. Det må tydeligvis kriser til for å få til endring. Allerede før den offisielle stengebeskjeden kom fikk vi opprettet et virtuelt samarbeidsrom hvor alle ansatte fikk kontorplass. Mine kolleger ble beordret til å forberede digital undervisning og vurdering, og den digitale diskusjonen gikk livlig om hvordan det burde gjøres best mulig. Så stengte NTNU og studenter og ansatte ble sendt hjem. Allerede neste morgen ble det første fellesmøtet gjennomført inne i det virtuelle rommet. Og dagen etter gjennomførte vi en midtveisevaluering med videokonferanse for to av våre PhD-studenter med deltakere og opponenter på hele syv forskjellige lokasjoner i inn- og utland. Hovedveilederen fikk med seg foredragene på toget et sted mellom Trondheim og Östersund.

LES OGSÅ: Synne fra Skatval bor i Nord-Italia: Sønnen min har ikke vært i barnehagen på én måned

Nå er det fortsatt noen få kolleger som ikke har funnet veien inn i de virtuelle rommene. Jeg skjønner dem godt. De har kanskje fått uklare veibeskrivelser av meg, de har ikke fått medvirke og de har definitivt ikke fått dem opplæringen de burde. I tillegg svikter teknologien oss akkurat ofte nok til at mange av oss ikke stoler på den. Det gjelder særlig våre videokonferansesystemer. Våre fellesmøter mellom Trondheim og Gjøvik starter normalt med minst 15 minutters feilsøking hvor vi vrir og drar i alle mulige knotter, spaker og ledninger for å få bukt med dårlig lyd, manglende lyd og bilder som fryser, hakker eller faller ut. Opplæring og mer pålitelig teknologi er noen av utfordringene som må løses dersom jeg skal lykkes med å fylle de virtuelle rommene med motiverte og deltakende kolleger. Men ingenting er mer samlende og motiverende enn en krise. Snart er vi nok fulltallige.

Koronakrisen vil få alvorlige konsekvenser. Mange mennesker vil bli syke og noen vil dø. Bedrifter vil gå konkurs og mange vil miste levebrødet sitt. Landets universiteter og skoler vil få store utfordringer med å opprettholde driften og levere på sitt samfunnsoppdrag. Digitale samarbeidsverktøy blir ofte sett på som mindreverdig i forhold til kommunikasjon og undervisning ansikt-til-ansikt, men nå har det blitt selve livslinjen for samfunnet. Nå leser jeg plutselig om legekontorer som tilbyr videokonsultasjoner, om skoler som gir undervisning over nett og om stadig flere NTNU-kolleger som tar i bruk verktøy for samarbeid og nettbasert undervisning. Disse verktøyene lar oss ha åpen kommunikasjon mellom ansatte og studenter og kan gi oss en følelse av å stå sammen, selv om vi sitter isolert på våre trange hjemmekontorer. Jeg tror den nasjonale dugnaden mot COVID-19 var akkurat den dytten vi alle trengte for å bli virkelig digitale. Jeg spår at NTNU og resten av samfunnet aldri kommer til å bli som før. Jeg tror fortsatt det tar tid før innboksen min er helt tom, men vi kommer til å jobbe mye smartere heretter.

Her kan du lese flere saker om koronaviruset.

Følg Adresseavisen Debatt på Facebook og Adresseavisen på Facebook, Instagram og Twitter

På forsiden nå