Rapporten som er bestilt av NTNU, er kritisk til en rekke sider ved fusjonsarbeidet med de administrative datasystemene.

De 12 arbeidsgruppene som jobber med fusjonen får ros for sin kompetanse, men Deloitte mener koordineringen og den sentrale styringen er for svak og underbemannet. De tekniske beskrivelsene er ikke klare nok og en overordnet milepælsplan etterlyses. Dermed øker risikoen for at man ikke oppdager at kritiske leveranser er på plass i tide, og at budsjettet overskrides. Ansvar og roller må være tydeligere, mener Deloitte.

Konsulentselskapet synes det er for liten oppmerksomhet mot utøvelse av god ledelse i en fase med store endringer. Risikoen er at brukerne har mangelfull forståelse for arbeidsoppgavene, og at sentrale personer mister motivasjon og vilje til endring, advares det.

Når fusjonen trer i kraft 1. januar 2016, blir endringene størst for de tre høyskolene som skal ta i bruk NTNUs IKT-systemer og tjenester. I praksis blir 1300 ansatte og 15 000 studenter nye brukere av universitetets datasystemer.

LES OGSÅ : Økonomene ønsker egen fakultet

Risiko for omdømmet

Ifølge Deloitte-rapporten vil endringer i forbindelse med fusjonen øke faren for feil og stopp i arbeidsoppgaver, og at det kan skade NTNUs omdømme. Konsulentene har ikke funnet tegn til at NTNU har vurdert realisering av mulige gevinster som følge av fusjonen. De ber universitetet sette seg mål, evaluere resultatene og prioritere tiltak etter hva som gir best kost-nytte effekt.

Fusjonsprosjektet bør bli flinkere til å beskrive og kommunisere hvordan det nye NTNU skal se ut. De mest kritiske områdene er studieadministrasjonen, brukeradministrasjonen og Innsida, NTNUs intranett. En sterkere sentral koordinering på disse kritiske områdene trengs, ifølge Deloittes vurdering.

Usikkerhet ved høyskolene

Rapporten har registrert usikkerhet rundt fremtidige roller og arbeidsoppgaver blant de ansatte ved høyskolene. Det kan føre til at medarbeidere mister motivasjon og kanskje slutter, mener Deloitte. Kvalitetssikrerne har også observert at det på noen områder ved NTNU er liten bevissthet rundt at man skal endre seg. Risikoen er at kolleger ved dagens høyskoler oppfatter at NTNU ikke skal endres, og mister tro på at endringer kan gjennomføres, heter det i rapporten.

NTNU oppjusterer risikoen

Deloittes gjennomførte sin kvalitetssikring i september.

I styresaken til NTNU-styrets møte 22. oktober skriver rektor Gunnar Bovim at oppfølging av Deloitte-rapporten allerede er i gang. Han påpeker at ledelsen av prosjektet tidlig ble tilført ekstra ressurser. «Dette følges løpende opp med tilførsel av ekstra ressurser der det er behov», skriver han i saksfremlegget.

NTNU har justert opp sin risikovurdering for at det kan oppstå feil i dataflyt, grensesnitt og for å miste kontroll over mange «samtidige endringer». Men risikoen både på dette og de andre feltene, vurderes fortsatt som akseptabel nok til å gå videre med prosessen som planlagt.

Faren for å få lave søkertall på grunn av dataproblemer anses nå som liten, en forbedring siden i august.