- Det verste er når man ikke vet hvorfor man er på møtet

Se hvorfor produktivitetseksperten mener bedriftene må rydde opp i møtekulturen.

Det kan være mange fallgruver i møtesammenheng som dreper produktiviteten, mener produktivitetsekspert Morten P. Røvik (innfelt).  Foto: Shutterstock/Morten Prom (montasje)

Saken oppdateres.

- Det verste jeg vet, er når man ikke vet hvorfor man egentlig er på møtet. Spørsmålet er: ville jeg vært mer produktiv og skapt mer verdier for bedriften om jeg var et annet sted? Er svaret ja, bør du spørre om å få gå fra møtet.

Oppfordringen kommer fra Morten P. Røvik, som driver konsulentfirmaet Produktivnorge. Røvik er selvutnevnt produktivitetsekspert, og firmaet hans leies inn av norske bedrifter som ønsker råd til å bli mer produktive. Å få en bevissthet rundt møtekulturen, er en av Røviks hovedoppfordringer.

Hvor mye tid bruker du på møter? Prøv vår møtekalkulator til høyre i saken (øverst på mobil).

- Kaster bort tid

- Det er mye ubevissthet rundt egen møtekultur. Jeg tror vi trenger en større bevissthet her. Dessverre er det fryktelig mye tid som blir kastet bort. Både fordi folk som ikke trenger å være der er på møtet, men også fordi møtet kanskje var unødvendig i utgangspunktet, sier Røvik.

Røvik kommer med sine betraktninger etter at Det norske-gründer og tidligere Siva-direktør Erik Haugane mandag uttalte til adressa.no at det er en uting at alle ansatte skal være med på alle møter. Han mener at møtene, sammen med et stivbeint regelverk, drar ned produktiviteten i bedriftene.

Bakgrunnen for uttalelsene var Produktivitetskommisjonens rapport, som viser at veksten i produktiviteten i Norge er avtakende, og BDO-sjef Trond-Morten Lindbergs uttalelser i DN om at norske arbeidstakere er for late.

Trenger man møtet?

Lindbergs uttalelser om late arbeidstakere, avfeies imidlertid både av Produktivitetskommisjonen og arbeidslivseksperter Adresseavisen har vært i kontakt med. De mener arbeidsinnsatsen er like god som før. At møtekulturen kan forbedres, får imidlertid gehør hos produktivitetsekspert Røvik.

For å kartlegge behovet for møter, har han derfor utarbeidet to spørsmål hver enkelt bedrift bør stille seg.

- Når det gjelder faste møter, må man først spørre seg: hva er det vi ønsker å oppnå med dette møtet, hva er det ønskede utfallet? Vil møtet skaffe oss dette utfallet?, sier Røvik.

Er de riktige personene på møtet?

Denne enkle testen mener han vil avsløre om møtet er overflødig, eller nødvendig. Hvis man kommer frem til at møtet er nødvendig, må man spørre seg om hvem som bør delta.

- Hvis noen ikke trenger å være der, men klarer seg med et referat, er det kanskje bedre. Og hvis folkene som er riktige beslutningstakere ikke er til stede, kan man også spørre hva som er vitsen med møtet, sier Røvik.

- Er det best å holde møter i hovedsak på ledernivå, og informere de andre ansatte via referater etterpå? Eller kan det ha en verdi å ha med flere ansatte på møtet for å inkludere dem i beslutningsprosessen?

- Det blir en litt ullen debatt. Man har møteplagerne, de som vil prate hele tiden, som ødelegger effektiviteten. Skal man være rent pragmatiske, bør man skrelle det ned til at de som mener det har en verdi av å være til stede, skal være til stede, sier Røvik.

- Ikke multitask

- Men kan også «ineffektive» møter ha en verdi, gjennom at man får nye ideer og kreativ input?

- Jeg utelukker ikke at man kan bli inspirert. Men det som ofte skjer, som ødelegger både kreativitet og produktivitet, er at man multitasker. Altså man leser e-post, eller sjekker andre ting under møtet. Det virkelige kreative ville være å legge bort pc og mobil, og vie fullt fokus på selve møtet. Multitasking eksisterer ikke. Det er fysisk umulig å tenke på to ting samtidig, sier Røvik.

Morten P. Røvik i konsulentfirmaet Produktivnorge mener norske bedrifter bør ha et mer bevisst forhold til sin egen møtekultur. 
        
            (Foto: Morten Prom)

Morten P. Røvik i konsulentfirmaet Produktivnorge mener norske bedrifter bør ha et mer bevisst forhold til sin egen møtekultur.  Foto: Morten Prom

Viktig for møtekulturen

Morten P. Røvik mener dette er de viktigste spørsmålene bedriften og møtedeltakerne må spørre seg:

  • De viktigste spørsmålene for bedriften:
  • Hva ønsker vi å oppnå med møtet?
  • Trenger vi et møte for å oppnå det vi ønsker?
  • Er noen deltakere overflødige? Kunne de heller lest et referat?
  • Er beslutningstakerne for prosjektet/møtets tema til stede?
  • Det viktigste spørsmålet til møtedeltakeren:
  • Hadde jeg gjort noe mer produktivt/skapt større verdier for bedriften om jeg ikke var på møtet?
  • Er svaret ja, bør du vurdere å gå fra møtet. Avklar i så fall med sjefen om det er greit.
  • Kilde: Morten P. Røvik/Produktivnorge
Slik kan møtet gjennomføres
  • Før møtet:
  • Møteleder: Sett av tid til å forberede møtene
  • Møteleder: Send ut agenda, om mulig, i god tid før møtet
  • Møtedeltaker: Forbered deg på møtet: les referat og agenda. Sjekk at du har gjort det dere ble enige om at du skulle gjøre
  • Under møtet:
  • Dukker det opp prosjekter som skal gjøres så:
  • Beslutt hva ønskede utfall er: hva ønsker vi å oppnå?
  • Hva må gjøres først: Hva er den neste handlingen?
  • Hvem er ansvarlig for å gjøre det og når må det være ferdig?
  • Får du ansvar for noe - noter det ned
  • Etter møtet:
  • Møteleder: Send ut referat så snart som mulig
  • Sett av tid til etterarbeid
  • Let etter tingene du har tatt på deg
  • Få disse inn i kalenderen eller på oppgavelisten
  • Kilde: Morten P. Røvik/Produktivnorge
Vær en god møtedeltaker
  • Ikke ta med PC eller mobil – multitasking fungerer ikke
  • Kom forberedt
  • Kom tidsnok
  • Ta med notatblokk, skriv kun ned det du skal gjøre
  • Kilde: Morten P. Røvik/Produktivnorge
Det gode møtet:
  • Alle vet hva ønsket utfall er for selve møtet
  • Riktig møteform er valgt
  • Alle kommer tidsnok
  • Kun de som trenger å være med, er med
  • Møtet har en klar agenda
  • Møtet slutter i tide – eller før
På forsiden nå